¿Cómo ingresar una factura en la VAI?

📌 ¿Qué es una factura en la VAI?

Es el registro digital de la factura que emite el proveedor extranjero a la empresa guatemalteca que está solicitando el permiso de importación. Esta factura debe coincidir con el documento físico que se adjunta y es indispensable para avanzar con el proceso de la solicitud del permiso de importación.

Pasos para ingresar una factura

1. Iniciar sesión: Ingresa con tu usuario y contraseña en la plataforma VAI.
2. Acceder al módulo de facturas: Desde la página principal, haz clic en el módulo  “Facturas de importación” y luego selecciona “Nueva factura” el menú lateral izquierdo.
3. Llenar los datos de la factura

🧾 Datos del importador

No es necesario realizar cambios en esta sección. La plataforma llenará automáticamente estos campos con los datos del usuario que está realizando la importación.

🌐 Datos del exportador

Corresponden a la empresa proveedora del producto:

• Número de Identificación: Ingresar el NIT o equivalente. Si no posee, escribir el número con el que identifica esa importación (orden de compra o código de empresa) o también puede escribir “N/A”.

• País de procedencia: Seleccionar el país en el que se encuentra la empresa proveedora, de dónde viene el producto.

• Razón social: Nombre legal de la empresa.

• Domicilio fiscal: Dirección completa del proveedor.

🧾 Datos de facturación

• Número de factura: Corresponde al número indicado en la factura del proveedor.

• Fecha: Fecha de emisión de la factura (no puede ser futura).

• Total fletes (US$): Monto facturado por concepto de fletes. Si no aplica, escribir “N/A”.

• Total seguros (US$): Monto facturado por concepto de seguro. Si no aplica, escribir “N/A”.

• Monto total de factura (US$): Total general de la factura, monto CIF.

📦 Datos de compra

Aquí debes detallar todos los productos incluidos en la factura. Puedes hacerlo como un ingreso manual

Haz clic en “Añadir nuevo +” e ingresa los siguientes datos para cada producto:

• Código: Código interno del producto.

• Descripción: Nombre del producto.

• Cantidad: Cantidad a importar.

• Unidad de medida: Presentación del producto (ej. litros, kilogramos, cajas, etc.).

• Precio unitario (FOB): Precio por unidad.

🗑️ Si cometes un error, puedes eliminar el producto con el botón “Borrar detalle”.

🔔 Nota: Los datos ingresados deben coincidir exactamente con los que aparecen en la factura del proveedor.

• Haz clic en “Guardar”.
• La plataforma mostrará un cuadro para adjuntar una copia digital de la factura emitida por el proveedor. Sube el archivo.
• Luego, haz clic en el botón “Congelar factura” en la parte superior.

Una vez congelada, la factura cambiará su estado a “DISPONIBLE”, y estará lista para ser utilizada en el Formulario Único de Importaciones.

Si tienes dudas adicionales o necesitas asistencia, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de soporte.