¿Cómo solucionar el error "Pendiente de cobro" en VAI?

En algunos casos, los formularios dentro del sistema VAI pueden quedarse atascados en el estado “Pendiente de cobro”, impidiendo que continúen con el proceso de revisión y aprobación. Este error puede deberse a problemas técnicos del sistema o errores cometidos por el usuario al momento de distribuir el saldo.

¿Por qué ocurre este error?

El estado "Pendiente de cobro" puede presentarse por las siguientes razones:

1. Distribución incorrecta del saldo

El usuario no realizó correctamente la distribución del saldo en el módulo “Administración de saldo”, lo que impide que se debiten los fondos para completar el proceso.

2. Saldo insuficiente

El usuario no cuenta con fondos suficientes para cubrir el cobro necesario, por lo que el sistema no puede realizar la transacción completa.

3. Falla del sistema

En algunos casos, el sistema presenta un error y no ejecuta automáticamente el cobro, aunque el saldo sea suficiente y se haya hecho la distribución correctamente.

¿Cómo se soluciona el error?

Paso 1: Notificar el problema

Crear un ticket de soporte en el portal del cliente indicando que tu solicitud está en el estado pendiente de cobro incluye información clave para solventar el inconveniente:

• Número de formulario o formularios afectados.

• Una breve descripción del error observado, etc.

Paso 2: Revisión por parte del equipo de VAI

Una vez creado el ticket:

1. El equipo de soporte analiza la transacción y responde si:

   • No se hizo el cobro.

   • El usuario no tenía saldo suficiente.

   • Fue un error del sistema y se quedó en este estado: si este es el caso el equipo de soporte realizan los ajustes necesarios en el sistema para que el formulario avance al siguiente estado y continúe con su trámite.

Paso 3: Validación del estado de cuenta

El equipo de VAI:

• Verifica si el usuario realizó la distribución de saldo de Q70.00 para VAI, necesaria para procesar correctamente el formulario.

• Revisa el estado de cuenta del usuario (según su código o registro de importador VAI) para validar si se hizo o no el débito correspondiente.

🔍 Se comprueba si el débito de la transacción de VAI aparece justo después del débito del formulario implicado en el error (CRE, IAG o CFS).
Si no aparece, significa que no se cobró el monto necesario.

Paso 4: Corrección por parte del cliente

Si se confirma que el cobro no se realizó por falta de distribución de saldo o fondos:

• El cliente debe ingresar nuevamente al módulo de Administración de saldo.

• Realizar la distribución correcta del monto pendiente para VAI.

Paso 5: Ajustes y reactivación

Una vez confirmada la distribución correcta del saldo:

• El equipo de soporte valida que el pago se haya ejecutado correctamente.

• Se realizan los ajustes necesarios en el sistema para que el formulario avance al siguiente estado y continúe con su trámite.

¿Tienes dudas o necesitas asistencia?

Comunícate con nosotros a través de serviciovai@industriaguate.com y con gusto te ayudaremos a resolver cualquier inconveniente.