¿Cómo solucionar errores en el cotizador del sistema VAI?

Uno de los errores más comunes que pueden afectar la aprobación de un permiso de importación es una falla en el cotizador del sistema. Esta falla ocurre cuando los montos reflejados en el cotizador no coinciden con los montos reales que establecen las entidades o que han sido pagados por el importador y registrados en los recibos correspondientes.

¿Cuándo ocurre este error?

Este problema suele detectarse cuando el delegado del Ministerio rechaza una solicitud por inconsistencias en los valores. Las diferencias más comunes se dan en los siguientes conceptos:

• Monto pagado a la gremial (difiere del monto indicado en el cotizador)

• Monto correspondiente al Colegio profesional (difiere del monto indicado en el cotizador)

• Recibo 63A (difiere del monto indicado en el cotizador)

Cuando este error ocurre el usuario VAI se pone en contacto con VAI por medio de algún ticket de servicio o por medio de otro medio de contacto, el ejecutivo VAI es el encargado de solucionar este inconveniente.

¿Cómo corrige el error el ejecutivo VAI?

Paso 1: Validar la información en el formulario

• Ejecutivo VAI verifica si en el formulario ya aparece el recibo respectivo.

• Si no aparece, solicita al cliente el recibo correspondiente.

• Ejecutivo VAI compara el monto indicado en el recibo con el monto reflejado en el cotizador.

Paso 2: Confirmar con la entidad correspondiente

Si los montos no coinciden:

1. El ejecutivo de VAI debe enviar un correo a la entidad correspondiente (gremial o colegio profesional) para confirmar el monto real que debería haber pagado el cliente.

Paso 3: Actuar según el caso

🔹 Opción A: El monto confirmado es distinto al del recibo

1. El cliente debe realizar el pago del faltante directamente a la entidad correspondiente.

2. Luego debe enviar un PDF con ambos documentos:

   • El depósito del faltante.

   • El recibo original.

3. El equipo de VAI notifica a Soporte para que actualice el monto del cotizador con el valor correcto validado por la entidad.

4. El cliente debe validar si el documento firmado por el representante legal ya tiene el monto correcto.

   • Si no, debe volver a firmarlo con los datos actualizados.

5. Soporte realiza los ajustes necesarios:

   • Sustituye el documento firmado por el representante legal.

   • Sustituye los recibos de pago a la entidad con los correctos.

🔹 Opción B: El monto confirmado es igual al del recibo

1. Notificar a Soporte para que ajuste el cotizador con el monto del recibo.

2. Validar si el documento firmado por el representante legal contiene los datos correctos.

   • Si no, debe ser firmado nuevamente por el representante con los datos actualizados.

3. Soporte sustituye los documentos involucrados (formulario firmado).

Paso 4: Validación final y reenvío del formulario

• Una vez realizados todos los cambios, el cliente debe validar que los datos y documentos estén correctos.

• Cuando todo esté conforme, el formulario puede ser reenviado al Ministerio correspondiente para una nueva revisión.

¿Tienes dudas?

Si necesitas ayuda con este proceso, puedes escribirnos a:
📧 serviciovai@industriaguate.com